Tạo danh sách việc cần làm (to-do list) mỗi ngày
Hãy bắt đầu mỗi ngày làm việc bằng cách viết ra To-do list, trên giấy hoặc bằng ứng dụng. Thực tế chúng ta chỉ cần vài phút để lập xong danh sách tất cả những việc cần làm trong 24 giờ. Hành động đơn giản này rất quan trọng cho việc “kết tinh” các suy nghĩ và giúp lập kế hoạch làm việc hiệu quả.
Xác định nhiệm vụ thiết yếu
Một khi bạn đã hoàn thành danh sách việc cần làm, hãy xem nó thật kỹ. Trong đó có vài nhiệm vụ bắt buộc phải hoàn thành trong ngày? Nếu có, bạn có thể xác định được không? Hầu hết trường hợp, các nhiệm vụ cấp bách nhất sẽ ngay lập tức thu hút được mối quan tâm của bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn đã đánh dấu chúng vào nhóm cần ưu tiên thực hiện.
Cắt giảm các nhiệm vụ không quan trọng
Sau đó, cứ tiếp tục nhìn vào To-do list, có nhiệm vụ nào bạn đã liệt kê nhưng không quá cần thiết? Chẳng hạn bạn đã kể ra 3 cuộc họp, tuy nhiên có nhất thiết phải tham gia tất cả hay không? Bằng cách nhìn vào To-do list với tư duy tối giản, bạn sẽ tìm thấy những thứ có thể loại bỏ khỏi danh sách của mình.
Học cách tập trung và chống lại sự phiền nhiễu
Để trở thành người sống tối giản thành công, bạn phải phát triển kỹ năng tập trung cao độ vào một mục tiêu. Nếu trước nay bạn không thể tránh được những sự xao nhãng (chẳng hạn như đồng nghiệp nói điện thoại to tiếng, các bộ phận họp bàn trong không gian phòng làm việc mở…) thì hãy nỗ lực xây dựng cho mình tinh thần mạnh mẽ hơn bằng cách rèn khả năng tập trung, luyện cho tâm tĩnh lặng và sống đúng với thực tại. Làm tốt những điều này, mọi sự phiền nhiễu sẽ sớm tự động tránh xa bạn.
Biến các nhiệm vụ thành một phần thói quen
Những thói quen hàng ngày của bạn đôi khi ẩn giấu một năng lực mạnh mẽ, có thể phá vỡ các nhiệm vụ phức tạp. Chẳng hạn như bạn làm việc tại nhà hàng và mỗi tuần phải dọn dẹp vệ sinh bên ngoài toà nhà. Việc dọn dẹp này thường khiến bạn phải mất khoảng một giờ mới hoàn thành. Thay vì tiếp tục làm như vậy, bạn có thể chọn cách dành ra 10 phút mỗi ngày để dọn dẹp ngay. Lựa chọn này khiến nhiệm vụ trở nên nhẹ nhàng và dễ chịu hơn. Thêm vào đó, nó còn giúp bạn xây dựng thói quen dọn dẹp nhanh và không thấy ngao ngán hay mệt mỏi khi cứ phải thúc đẩy bản thân hoàn tất nhiệm vụ dọn vệ sinh.
Kéo giãn thời gian
Bạn có biết con người có thể kéo giãn thời gian không? Hãy giải thích điều này bằng cách xem xét một ví dụ: Sếp nói rằng ông ấy cho bạn 3 giờ đồng hồ để hoàn thành một bản thuyết trình bằng Google Slide. Nếu giống như hầu hết mọi người, bạn sẽ bắt đầu nhiệm vụ ngay và hoàn thành nó trong giới hạn thời gian 3 giờ. Bây giờ, hãy tưởng tượng rằng, thay vì 3 giờ, sếp yêu cầu bạn cần bàn giao cho ông ấy bản thuyết trình trong vòng 90 phút. Thử đoán xem điều gì xảy ra? Bạn vẫn hoàn thành yêu cầu của sếp.
Đây chính là điều cốt lõi mà bạn cần nắm bắt: Chúng ta đều có thể chủ động kéo giãn thời gian. Muốn tiết kiệm nguồn tài nguyên quý giá như thời gian, hãy lập cho mình các kế hoạch thực hiện công việc với ít thời gian hơn.
Nhận thức về nguyên lý Pareto
Có thể bạn không cảm thấy quen thuộc với thuật ngữ “nguyên lý Pareto”, nhưng tin chắc bạn từng nhiều lần nghe về quy tắc 80-20. Quy tắc/nguyên tắc này nói rằng chỉ cần 20% nỗ lực sẽ dẫn đến 80% kết quả của chúng ta. Nhìn từ góc độ ngược lại, 80% nỗ lực của chúng ta sẽ chỉ mang lại 20% kết quả. Bí quyết là bạn phải nhận diện được đâu mới là 20% hành động tạo ra hầu hết kết quả tốt. Hãy xác định những hành động này, tập trung thực hiện chúng và rồi bạn sẽ thấy năng suất làm việc của mình tăng vọt.
Nghỉ giải lao thường xuyên
Người đi làm sẽ rất dễ bỏ bữa trưa khi bị cuốn theo các nhiệm vụ khẩn cấp hoặc trong tình trạng bị thúc giục. Tuy nhiên, các nghiên cứu đã chỉ ra rằng những nhân viên thường xuyên thư giãn có năng suất làm việc cao hơn người không màng đến nghỉ ngơi. Một trong nhiều lý do mang tính khoa học ủng hộ cho quan điểm cần phải giải lao thường xuyên đó là chúng cho phép bạn duy trì sức tập trung, khả năng ghi nhớ thông tin, đồng thời giúp bạn đánh giá lại các mục tiêu tốt hơn.
Vì vậy, đừng để bất cứ ai bắt ép hay thuyết phục bạn rằng phải làm việc liên tục không ngừng nghỉ. Hãy xây dựng thói quen giải lao thường xuyên và gia tăng năng suất cùng hiệu quả làm việc mỗi ngày.
Vận dụng các kỹ thuật làm việc tối giản này vào trong đời sống công sở, bạn có thể sẽ vui vẻ hơn khi nhận ra rằng bản thân có thể là việc hiệu quả hơn, hăng say hơn và thoải mái hơn trước đây rất nhiều.